Schritt 1: Ziele festlegen und Führungsleitbild entwickeln
Die Pandemie hat neue Erwartungen an die Arbeit etabliert – Flexibilität im Homeoffice, virtuelle Teamarbeit und veränderte Pendelzeiten, die einen Kulturwandel erfordern. Erkannt wird ein Spannungsverhältnis zwischen individueller Flexibilität und der Abhängigkeit vom Team und weiteren Partnern in der Organisation für den gemeinsamen Erfolg. Für die Zukunft der Arbeit ist es wichtig, die gemeinsame Orientierung im Team und im Unternehmen zu stärken, um nachhaltig erfolgreich sein zu können.
Es ist entscheidend, dass Führungskräfte aktiv den Prozess der Gestaltung der hybriden Arbeit treiben und durch persönliches Engagement vorangehen. Dies schließt die gemeinsame Entwicklung und Konkretisierung eines Leitbilds für Hybrid Work ein, passend für diverse Rollen wie Führungskräfte, Projektleiter und Teams. Die einzelnen Teams können in Orientierung an diesem Leitbild ihre Situation der hybriden Arbeit selbständig in Team-Retrospektiven bearbeiten. Dabei ist es sinnvoll, die Herausforderungen von hybrid Work zum Thema von Team-Retrospektiven zu machen. Beispielsweise könnte dadurch eine Subgruppenbildung, die Entstehung von Wissensinseln oder die Isolation Einzelner erkannt und begegnet werden. Erfahrungen sollten regelmäßig ausgetauscht und für die Planung von Maßnahmen herangezogen werden.
Schritt 2: Hybrid Work aktiv gestalten
Kommunikation ist ein Schlüsselelement in der Gestaltung von Hybrid Work. Sowohl die Vorteile der Büroarbeit als auch die Herausforderungen der virtuellen Arbeit sollten deutlich kommuniziert werden. Dabei sollten im zweiten Schritt konkrete Lösungen für erkannte Problemstellungen aufgezeigt werden. Darüber hinaus können die Erfahrungen der ersten Phase zur Definition von Standards (z.B. bei der Häufigkeit von Face-to-Face-Meetings, den Übergangszeiten für Meetings und der Transparenz) genutzt werden. Zudem ist es wichtig, Werkzeuge und Best Practices zur Verfügung zu stellen, mit Rücksichtnahme auf unterschiedliche Team-Szenarien. Auch die ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze im Homeoffice sollte aufgegriffen werden. Bekannte Probleme in den Bereichen Akustik, Technik und Raumgestaltung sollten proaktiv gelöst werden.
Schritt 3: Hybrid Work in die Strategie einbetten
In der dritten Phase erfolgt eine kontinuierliche Reflexion der gesammelten Erfahrungen. Auf Basis dessen muss das Methodenset, das in der zweiten Phase entstanden ist, kontinuierlich weiterentwickelt werden, um bestmöglich auf die Herausforderungen und Potenziale der hybriden Arbeit einzugehen. Spätestens jetzt – wo das Verhältnis der Nutzung von Homeoffice und Büro sich geklärt haben dürfte – sollte die Frage beantwortet werden, wie die räumlichen Bedingungen strategisch weiterentwickelt werden. Wahrscheinlich kann dann auf einen festen, persönlichen Arbeitsplatz verzichtet und das Büro zum Open Space umgebaut werden. Als Orientierung könnte hier das 4C-Modell (Konzentration, Kooperation, Kommunikation und Kontemplation) dienen, welches spezifische Arbeitsplatztypen für den jeweiligen Bedarf der Beschäftigten bietet, um hybride Arbeit bestmöglich zu unterstützen.